Stand van zaken vrijwilligersdatabase
Geplaatst op: 29 januari 2024
In 2023 is er een database opgebouwd met daarin alle vrijwilligers van de Oogvereniging. De ledengroepen hebben een inventarisatie gedaan van alle vrijwilligers en welke rol/functie zij uitoefenen. Denk aan regionale belangenbehartigers, standbemanning voor beurzen, gastvrouwen bij Oogcafés en nog veel meer. In deze update lees je meer over de ontwikkeling en de belang van deze vrijwilligersdatabase.
Het belang van de vrijwilligersdatabase
Deze database zorgt – naast een compleet overzicht over alle vrijwilligers – ook voor de mogelijkheid om relevante informatie over vrijwilligers op een centrale locatie op te slaan binnen de AVG-wetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming). In de huidige situatie was deze informatie versplinterd geraakt en onvoldoende actueel. De vrijwilligersdatabase is getest door enkele vrijwilligers op toegankelijkheid en bruikbaarheid en zeer simpel en bruikbaar bevonden.
Bijhouden van de database
De database wordt beheerd door de regionale beheerders van de ledengroepen onder verantwoordelijkheid van de verenigingsmedewerker van het bureau van de Oogvereniging. Een voordeel is dat alle ledengroepen direct alle vrijwilligers binnen hun eigen ledengroep kunnen bekijken.
Per ledengroep is één persoon verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de informatie in de vrijwilligersdatabase. Hij/zij kan selecties maken om een vrijwilliger op te zoeken of correcties van de informatie doorgeven. De meeste ledengroepen hebben inmiddels doorgegeven wie deze beheersfunctie op zich neemt. Deze beheerder krijgt vooraf een handleiding hoe het systeem werkt en waar nodig ondersteuning vanuit het bureau.
Beveiliging van de database
Om in te loggen in de vrijwilligersdatabase is een 2-stapsverificatie vereist. Dit houdt in dat je, na het invullen van de inloggegevens, een verzoek tot goedkeuring ontvangt in een authenticator app genaamd Duo Mobile. Dit is vereist om te voldoen aan de regels van de AVG, en voorkomt dat onrechtmatig toegang verkregen wordt tot de database.
De beheerder vanuit de ledengroep ontvangt een eigen inlog van de Oogvereniging. Het uitwisselen van inloggegevens is niet toegestaan. Het is belangrijk dat hij/zij overweg kan met een webbrowser en een smartphone heeft om de 2-stapsverificatie mee uit te voeren. Hierbij kun je uiteraard technische ondersteuning ontvangen, mocht het niet lukken.
Meer informatie of vragen?
Mocht je naar aanleiding hiervan meer willen weten, stuur dan een e-mail naar verenigingsmedewerker Marian Hagenbeek via marian.hagenbeek@oogvereniging.nl.